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论坛峰会策划

论坛峰会筹备的管理难点在于主要体现宣传推广、嘉宾邀约、嘉宾接待、峰会创意以及峰会现场管理等方面。论坛与峰会相对来说都是属于比较大型的公众活动,论坛是指一种高规格、有长期主办组织、多次召开的研讨会议;涉及多国或多边国际性问题的、由各国领导人参加的、预计会达成某些共识或某些共同纲领性文件的国际会议被称峰会。实际上,苏州论坛峰会策划的筹备是有技巧的,如果能解决峰会全流程管理中的难点环节,问题就迎刃而解。


一、如何通过多渠道宣传推广扩大峰会影响力?

峰会的宣传推广问题是困扰着每一位峰会组织者的共同问题。如何进行宣传推广,才能让峰会的影响力更大化?如何选用营销组合,才能收获更多的投资回报?究竟我要采用怎么的营销策略,才能让目标客户主动参会?

1.专业的峰会官网

专业的峰会官网展现了主办方的品牌形象。官网是对接嘉宾的主要入口,同时也成为组委会与公众、参会人员和媒体沟通的桥梁。

2.全面的峰会微站

清晰全面的信息分类和简单的浏览方式是微站的主要体验标准。微站的设计使用户更容易在手机端通过社交软件进行信息获取、信息分享。

3.灵活的峰会公众号

微信已经成为主要的流量入口,越来越多的会议主办方采用微信公众账号作为会议信息展示平台。灵活的峰会公众号可随时进行峰会信息的宣传推广。

4.便利的峰会官方APP

峰会中使用的APP,除了拥有和微站一样的信息传达作用外,主要用于提高海外用户(未使用微信)获取信息渠道的便利性。


二、如何高效实现多渠道、多类型峰会嘉宾邀约?

峰会的目标客户可能遍布在大江南北,分布在全球各个角度,作为峰会的组织者不禁要问,如何进行有效邀约,才能保证目标客户参与峰会活动呢?

1.定向邀约

定向邀约机制可以充分表现峰会主办方对邀请嘉宾的尊重,展现主办方的诚意,也可保障参会嘉宾的质量,提升峰会整体呈现效果。

2.会员邀约

如果峰会有其所属组织的话,会员邀约是非常便利的一种邀约方式,会员可凭借会员码注册会议并享有相应的会员优惠或会员权限。

3.渠道邀约

峰会在特定情况下,会通过渠道邀约参会嘉宾,不同渠道可以给予一定数量的邀约码。渠道邀约的好处在于范围的覆盖性,也可保证邀约的嘉宾数量。

4.邮件、短信邀约

传统邮件和短信依靠个人发送,缺乏跟踪系统,消耗了大量的人力。数字化会议邀约功能可实现对邮件和短信邀约函的全程跟踪管理省时省力。


三、如何通过数字化接待服务带给嘉宾更好参会体验?

在峰会的所有工作中,嘉宾的接待是非常耗时耗力的事情。你要不断和嘉宾沟通接送机时间、酒店预订情况、提供个性化的交通指南等。反复的信息确定占据了大量的筹备时间以及人力和物力。为了提高接待服务工作效率,

1.数字接送机服务

数字化接送机管理包括现场数字化接送机管理和实时的全维度数据监控覆盖系统。能够充分满足不同人群对整个大会接送机的诉求,提高接机效率,减轻工作负荷,增强信息传递的安全性,极大提高重要参会嘉宾的参会体验。

2.智能化证件管理

智能化的证件管理可以实现证件制作-证件校验-证件分拣-证件签收等一体化管理,帮助主办方提升发卡效率,降低错发,漏发的发生概率,也保障了所有参会嘉宾信息的安全性。

3.数字化分房系统

数字化分房系统可以帮助会务组完成参会嘉宾分房数据的实时更新、数据处理,帮助进行快速地分房。会务组可根据每天的酒店房间预订数据制定拿房计划。


四、如何打造峰会创意环节?

峰会创意环节的设计可以充分营造活动的场景感,调动现场的氛围。但是创意从何而来?如何进行创意互动环节的设计才能达到预期目的?

1.大屏签约

多位签约嘉宾,在电子合同上签署姓名,背后大屏幕实时投放签约协议背景,并实时将签约过程投放到大屏幕上,让全场来宾共同见证重要时刻。

2.现场投票

参会嘉宾可通过手机端进行现场投票功能。多话题、多节目同时进行,自由切换,可及时产生投票评分结果及统计报表。

3.会议微信直播互动

微信直播让峰会不受场地限制,使活动的参与者增加数倍。不受时间限制,活动结束仍可回看,继续转发扩大传播影响。


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