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活动场地怎么选?如何撰写活动场地策划方案?

发布时间:2020-04-28 来源:苏州活动策划方案

确定最佳的活动空间或地点对于您的活动取得整体成功至关重要。尽管场地规划需要时间,但不必感到不知所措。对于许多专业活动策划者和业余爱好者而言,这可能是一个有趣的挑战。那么活动策划师该如何确定大型的活动场地呢?下面跟着苏州大型活动策划公司苏州有范来了解一下活动场地的选择。

假设您已经确定了计划中的活动的类型及其目的,那么在开始选择场地本身的过程时,还必须考虑许多其他因素。遵循本活动策划场地方案将帮助您指导您选择理想的活动地点。

一、您的目标受众

在为活动选择场地时,您必须知道的最重要的信息之一就是您的客人是谁以及您希望参加多少人。尽管活动的类型肯定会影响场地的选择,但活动空间的最大限制因素之一是其容量。确保至少知道一个准确的客人人数估计,因为这将直接限制您的场地选择。您还应该考虑您的客人。确保场地不仅反映了活动本身,还反映了客人的口味和期望。

二、活动日期

检查您的日历,因为时间安排会影响许多决定,包括您选择的地点。在您的嘉宾名单之后,活动日期将是下一个限制因素。根据您计划的活动类型,您可能会发现要么必须灵活选择活动日期才能获得想要的场地,要么必须灵活选择场地才能获得想要的日期。您应该在知道自己或客户的灵活度之后开始进行场地规划。以下是一些要考虑的问题:

根据他们的日程安排,您的客人何时最有可能参加?

在那个时候,哪些场馆有合适的可用空间?

什么时候是您的管理团队举行活动的最佳时间?

三、计算预算

有了开放式预算,任何人都可以策划一个大型活动并拥有无限的场地选择。但是您的财务资源很可能会受到限制,并且从一开始就应该知道您的财务限制是什么-即使您的活动预算只是一个大概的估算或范围。活动策划者可以始终在合理的预算范围内策划大型活动。

场地是否在空间,技术和餐饮费用的预算范围内?

您是否已就服务的优惠价格达成谈判并证明了您的职责价值?

如果订单项费用超出计划,您是否允许预算灵活?

四、非常规地点

一旦来宾列表号和可能的活动日期变窄,确定活动举行的位置就很重要。旅馆和活动或会议中心是公司活动和婚宴中最受欢迎的活动场所,但并非唯一选择。这是一个在您的思维中发挥创造力的时间。考虑以下:

根据您会议的主题,想到了三个最佳位置?

您的客人希望在哪里参加这次会议?

什么对您的客人最方便?

除酒店外,哪些意外地点可能会增加出席率?

五、找到合适的空间类型

您选择的场地必须具有适合您计划的活动类型的空间。您的演唱会活动需要舞池吗?您需要扩音系统吗?演讲者的讲台或投影仪的屏幕呢?您需要哪种表设置?除了考虑这些类型的问题之外,还有一些最重要的场地规划问题要问自己:

活动场地是否符合您的计划或活动的特殊条件?

场地能否满足您的制作,娱乐,音响和其他技术需求?

设施的状况是否反映了贵组织的高标准?

六、考虑场地服务和限制

除了找到正确的活动空间类型之外,您还需要研究场地提供的其他服务的类型,并确定它们对活动的价值。某些场所还将具有首选的供应商列表,您必须从中寻找其他服务的供应商或供应商。其他场地在活动本身的装饰或其他方面有限制。要问的一些问题包括:

该场地是否提供良好的停车选择或代客停车?

该场所是否提供安全性?

这个场所是否提供其他服务,例如餐饮,插花和餐桌出租等?

该场馆有设置和清理人员吗?

该场所会限制您与之合作的其他供应商吗?

这个场所是否有最低限度的饮食?

七、考虑声誉

场地服务的声誉至关重要。这通常是举行好活动和进行重大活动之间的区别。场地管理其设施,员工和客户的方式将永远被记住。为了了解场地的声誉价值,请考虑以下问题:

会议经理,餐饮经理或行政总厨的任期是什么?

管理层会像对待VIP客户一样对待您还是将其视为多个计划之一?

场地愿意为您提供多少灵活性?

他们有推荐书或评论吗?

会场提供与您类似的活动的照片吗?

八、安排参观

除非后勤和时间限制,否则每个活动策划者都应在签约任何场地之前进行现场检查。图片可能会非常有帮助,但是有很多方面只能亲自进行评估。要求参观该场地,包括从停车场到入口以及活动场地和浴室的所有内容。

大型活动策划者必须向其客户提出场地建议,并获得批准。在场地规划阶段要问自己的唯一问题是客户会批准建议吗?为了能够自信地回答该问题,您必须确保从一开始就了解客户的期望和喜好。有关大型公共活动策划方案、苏州活动策划价格等内容欢迎大家前往苏州活动策划公司苏州有范官网。

 


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