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如何避免公司活动策划中出现的意外情况?

发布时间:2020-04-07 来源:苏州活动策划方案

很多时候不论筹备的多么周全仍然是无法避免意外的出现,有能力的活动经理将始终致力于通过识别活动的潜在危险来减轻可能出现的意外,并制定相应的计划,那么如何应对活动策划中出现的突发情况呢?下面跟着苏州策划公司苏州有范来了解一下活动策划与餐饮服务商的合作注意事项。

作为活动经理,您有责任确保客户的特殊活动顺利进行,并尽可能减少麻烦。在现实世界中,不可能涵盖所有可能性,但至少您应该意识到每个活动管理者都必须避免的关键活动计划错误。

预知是预先准备好的,因此让我们深入研究五个基本技巧,这些技巧可以帮助您避免在下一个计划的活动中遭受无法缓解的灾难。

一、错误的沟通——这可能是经验不足的活动计划者最常犯的错误,并且不惜一切代价避免。错误的沟通(例如沟通不畅或没有沟通)会带来灾难。沟通不畅通常是由于缺乏对细节的关注,尤其是在涉及活动清单时。与内部活动团队和供应商之间进行有效沟通至关重要。虽然您不想对每个人进行微观管理,但您确实需要知道谁在做什么以及何时进行操作,以确保每个人都知道对他们的期望并遵守分配的时间表。 

二、应急计划不佳或缺失——在发生活动之前的几天和几小时内,至少有一些活动会出错。更糟糕的是,在您的特殊活动期间,某些活动可能会变得很糟糕。这是正常现象,这是可以预期的。专业的活动筹划者要事先思考,找出可能出问题的地方,并制定适当的应急计划。例如,如果您的注册系统在活动当天发生故障怎么办?如果因为多余的人出现而导致食物用光了怎么办?如果您的主旨发言人没有出现或迟到怎么办?如果这些活动发生了,您能应付吗?换句话说,您有B计划吗?

三、交通工具不足——您绝对确定为安排代表与演示者往返活动而组织的交通工具是否足够?在活动开始前的几周内以及活动当天检查入住情况,以确保充分满足所有交通要求。您需要考虑突发活动。如果活动当天早上发生故障,会发生什么情况?您有其他交通工具吗?

四、缺乏清晰的标牌——对于那些参加特殊活动的人来说,没有什么比让他们对下一次演讲的举行地点感到困惑感到沮丧。通过确保您显示易于阅读和理解的适当标志来避免这种情况。比起冒着迷失参与者并不断问路的风险,最好是过度投入并有太多标牌。

五、现有员工不足 –在您举办特殊活动的那一天,您可能会与大量与会者打交道。不要仅仅依靠一两个人来处理与会代表的问题或疑虑。确保您有足够的与会者人数,并且最重要的是,确保活动计划团队和供应商提供的人员之间有足够的活动人员。

除了预先考虑和计划可能发生的问题之外,为了确保活动顺利进行和成功,最好的策略始终是检查和再次检查。 有关苏州演唱会策划方案、苏州活动策划价格等内容欢迎大家前往苏州活动策划公司苏州有范官网。

 

 


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