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活动策划清单需要具有哪些内容和流程?

发布时间:2020-03-10 来源:苏州活动策划方案

每个精打细算的活动策划者都知道,活动策划清单可能是成功策划活动中最有价值的工具。那么活动策划清单应该怎么写呢?下面跟着苏州活动策划公司苏州有范来了解一下活动策划清单。

当您半夜醒来时惊慌失措,使您放心,因为您确信自己知道活动中的重要细节。有了一份完善的活动策划流程表,您就可以放心地参加活动,并且知道自己没有忽略任何事情。

如果您认为自己超级有条理,并且在策划活动时已经使用了清单,但又遇到过这样的情况,即您意识到您未能掌握一些重要细节,该怎么办。你哪里出问题了?

每个活动都需要一个活动策划流程表,该流程表在设计时考虑了该特定活动并针对各个活动规范进行了调整。因此,每个活动策划流程表都是不同的。但是,无论您策划的是小型生日聚会还是大型的公司宴会,您的活动策划流程表上都必须包含五个项目。

1、签订活动合同

听起来似乎很明显,但是请确保您签署了该活动所需的所有合同,并收到了已签署的副本作为回报。这包括与客户,场地,供应商,酒店,娱乐场所等签订的活动合同。握手是开展业务的好方法,但不是确保雇用任何供应商的方法,也不是致力于为客户工作的方法。一切都以书面形式进行,不要做任何工作,也不要花一点钱来策划活动,直到所有书面文件都已签署并交付为止。

2、确认活动日期

供应商通常会有其他事务介入,客户可能会同意活动的日期和时间,然后忘了将策划的更改通知您。在开始策划活动之前,请仔细检查日期以及开始和结束时间,并以书面形式获取,以便每个人都在同一页面上。

3、雇用额外活动人员

在活动当天不要低估获得更多帮助的价值。总会有一些需要注意的事情,大多数活动策划者已经忙于举办活动,无法将注意力集中在出现的情况上。雇用额外的帮助是重要的一步,这一步经常被忽视,直到为现在的工作聘请最好的活动人员为时已晚。在雇用活动人员时,将此项目放在活动清单上,并通过适合您活动预算的所需经验来确保训练有素的员工。

4、进行现场彩排

没有什么比想象中的第一手经验更能想象您的脑海了。与客户和供应商进行活动现场演练是活动策划过程中的关键步骤。它提供了一个机会来提出问题,解决疑虑,并就房间设置,装饰,注册位置和整个活动流程达成协议。通常,即使我们认为我们在进行清晰的沟通,我们对某些事物的看法也与他人根据我们的描述所设想的事物形成鲜明对比。在策划阶段对物理空间进行遍历,因此活动当天不会有任何意外。

5、跟进提醒

也许您想一次性就完成自己的工作,然而不幸的是,真实的工作世界不是那样的,或者至少不是活动策划的业务。由于要管理这么多细节,并且在活动的各个阶段都有多个参与者参与,因此很容易丢失某些东西。因此,当您制定活动策划流程表以使您有条理并按策划进行时,请确保包括某些后续活动的提醒。例如,如果您与餐饮服务商讨论了菜单创意,则还应在活动策划清单上添加一个项目,内容为“在建议的菜单上关注餐饮服务商”和“安排餐饮服务提供商的品尝活动。”

总之,活动策划清单可以将您的效率、容错率大幅提高,是每位活动策划师都应该有的。有关苏州演唱会策划方案、苏州活动策划价格等内容欢迎大家前往苏州活动策划公司苏州有范官网。

 


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