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专业的年会策划公司是如何做活动预算的?

发布时间:2020-01-02 来源:苏州活动策划方案

平衡年会活动预算是策划人员面临的主要挑战之一,大多数资金问题的根源可以追溯到最初的讨论阶段,那么苏州年会策划公司是如何做活动预算的?下面跟着苏州活动策划公司苏州有范来看一看年会策划公司应答活动预算的流程。

1、概述年会策划费用

一旦考虑到执行某个功能涉及的所有组件,费用可能来自各种各样的来源。最明显的是餐饮和场地租赁费用,但清单仅从那里增加。问题是,即使忽略一个支出类别,也可能对您的人均支出造成灾难性的影响。

2、向客户提问

作为年会策划公司,需要在年会活动的协调和财务管理方面提供专业的帮助。请记住,您客户的奇思妙想,很容易使他们对财务上可行的判断蒙上阴影。从一开始就应该弥合他们的预算与期望之间的鸿沟。通常,这就像在第一次会议中提出正确的问题并起草预算一样简单。

3、建立基本的年会活动预算

一旦您对活动有了一个愿景并估计了必须使用多少资金,那么现在该是制定预算的时候了。这里的一个重要步骤是告诉您的客户,活动预算是“工作草稿”,可能会随着更多细节的加入而发生变化。请记住,很少有客户具有与出席率波动相关的成本和费用的经验,因此最好建立在10%的缓冲区内以避免资金用完。

4、计算年会策划公司的费用

当然,您需要将年会费用纳入预算,确保您的费用结构记录在合同中,并将其作为费用包括在所有预算草案中。

5、修剪年会活动费用

年会策划公司很有可能需要在计划过程中达到必须削减成本的决策。这是经验丰富的年会策划者真正可以在帮助客户方面发挥作用的地方。目的是确定哪些选项对客人印象最深。例如,为了保留美食甜点,您是否应该减少在核心部件上的花费?在某些情况下,计划人员可以花一些钱,重新协商或削减客人不会注意到的区域。

6、控制视听费用

灯光和音响设备对您的年会活动的展示有很大的影响,但也往往对预算有很大的影响。当您将其他视音频费用(例如投影仪,互联网访问和视频服务)考虑在内时,此类别很快就会成为预算中最多的数字之一。

年会策划公司最好围绕可用财务资源的数量来策划年会活动,仅花几分钟的时间来预算,不仅可以节省资金或更好地分配预算,而且可以通过消除昂贵的变量来节省大量时间。更多有关苏州品牌营销策划方案、苏州年会策划价格等内容欢迎大家前往苏州活动策划公司苏州有范官网。


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