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苏州策划公司怎么样为年会做充足的准备?

发布时间:2018-12-10 来源:活动策划方案      分享:

一场年会的举办,对于公司不再是可有可无的。现在公司年会已经越来越受到重视。年会要达到的效果是增强企业凝聚力,鼓舞员工士气,为来年打一个好的基础。为了年会的顺利进行,也为了展示出公司及员工的风采,苏州策划公司应该怎样去做才能达到这些效果呢?  

1、拟定下来年会所包含的内容:开幕;领导讲话以及年终工作总结;部门依次年终工作汇报;优秀员工颁奖;节目演出;闭幕;晚宴。所包含这些模块的内容汇报至上级领导,经批准后,开始下面的环节。

2、以邮件或着正式的文件,通知参与年终会议的人员名单。然后,告知需要出席参加年终汇报的人员,及其各自需要准备的汇报内容格式和详细要求,是否需要制作成PPT。后约定,这些人员在何时之前,务必将完整的汇报报告统一发送给谁。如果此时能确定年会的时间和地点,则一并通知;如果尚未定好,则另行专门通知。

3、对统一收到的各领导和部门的年终会议汇报,做初步查看,检查错别字,是否包含统一要求的汇报项目,各指标数据是否与财务部门提供的数据相一致。并呈递给公司负责的领导审阅;将需要重新修改的,反馈给相关人员做修改之后,在约定的时间内再统一收回。

4、通知总经理办公室做好采办环节的工作:按照参会人员数目,在年会的前一天完成水果、茶叶、拉花、奖品、节目道具、开会用的笔和本等所需会议物品的采办工作。

5、通知设备部门进行安排,晚于年会开始前的两个小时,做好会场中所需投影仪、音响等设备的安放。通知文秘部门,晚于年会开始前两个小时,完成会场的桌椅、桌牌、果盘等布置摆放工作。

6、如果晚宴环节是在本单位食堂,则通知后勤部门,于年会的当日早上,依照参会人员人数来确定菜谱,并于早上开始晚宴餐饮的采办和配料工作。于年会结束前两个小时,开始依次进行凉菜,热菜,汤等菜肴的制作。如果晚宴定于酒店内,则提前安排专人去酒店点菜。等年会结束,通知酒店人员有条不紊的上菜就可以了。

7、通知每个部门于某天,提报几个节目到年会总指挥人员处,分别需要哪些类型。以便安排节目的次彩排工作,且当场给予指导,以便各节目进行有效的修改。

8、安排主持人,一般是一男一女。让支持人先熟悉会议项目的顺序,以便准备主持词。并且要对节目非常熟悉,合理安排上场顺序,灵活掌握节目的时间。

9、以上几项内容,分别确定负责人,来按时落实所负责的内容并准时提报。定期与各负责人开会,来相互知会所辖工作阶段性的跟进结果,及时协调各环节顺畅衔接。

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