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年会策划怎么做才能更有效果?

发布时间:2018-11-29      分享:

年会的组织有五个要素是我们必须首先确定的:预算、人数、参会人员组成、会议主要议题、会议时间,这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐 标、礼品、活动安排等一系列决策。项目立项不是我们在这里的讨论范畴,但如果您是新人,接手行政工作后可以查看往年的工作记录,以便未雨绸缪。苏州年会策划在制定预算环节,主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品,有的年会还要加上会后的旅游预算。

选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法,一可以节省预算,花同样的钱可以办更多的事。不可理解?这就要了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的网友抱怨直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山,其中有许多的操作 技巧是业外人士所不知道的。 

二可以节省时间、简化操作流程。会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉,按照您的年会组织五要素,他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代理公司经验丰富,他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。   

三,更好地协调酒店关系,以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程,它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。 

比如CHEACK IN,按照酒店的规定,在下午14:00以后客人方可入住,特别是在旅游旺季(对上海而言,就是3-5月以及9-11月),如果您的会务活动人数众多(比 如用房数在100间以上),而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门(前 台、礼宾部、客房部等)进行协调,以解决入住问题。或者在会场搭建时的提前进场时间,需要和酒店工程部、宴会厅及保安部进行协调,如果没有会务公司的协 作,组织者会增加很大的难度. 

在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先,要创建一个工作进度表,这是提率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面:  

1、 邀请的贵宾及确认其成行; 

2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成; 

3、 文书工作、会议资料的准备;  

4、 房间分配表; 

5、 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);  

6、 交通安排; 

7、 各项工作的负责人及联络方式;   

8、 支付各项定金的时间表; 

9、 表演者的邀请及确认;  

10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡;  

11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。 

在检查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。 

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