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苏州活动策划公司在确定具体方案后筹备工作该如何进行?

发布时间:2018-11-22 来源:苏州活动策划方案      分享:

大型活动往往都要花费很多资源,如果说活动策划公司没有准确的目标而耗费巨资是不可取的,目标不明确这也是不值得的。所苏州活动策划公司的目标一定需要量化,比如说这一场活动的目的在于品牌传播,那目标就是活动要从哪几个方面去打造品牌,活动的前后期怎么分阶段的把影响传播扩大。只有活动策划公司量化了目标,公关活动的策划与实施才能够明确举办方向,才会在过程之中不走弯路。

活动筹备大体可以从三个方面考虑:事、人、物

首先,事。我觉得是这个活动的主旨、内容、要求、目的……等等,作为活动负责人,内容要非常清晰地知道这次活动的上述目的要求,后面所有的人和物的准备,才能做到相对准确、恰当。当然,要想清晰地知道,在活动策划阶段就一定要用心用脑,适时与主管领导汇报沟通,随时调整,以便在计划的时间内确定策划方案以推进后续工作。

其次,人。根据以往经验和体会,我觉得活动中的“人”是很重要的。这里,我把人也分为两类:外面的人和里面的人。

外面的人,我觉得就是活动要邀请的嘉宾、团队、媒体、速记、会展等等。这里想重点说说嘉宾的邀请。嘉宾,顾名思义,我觉得就是活动所需要邀请的尊贵的客人。中型以上活动的嘉宾邀请,我觉得有以下几点分享:

根据活动需要拟定邀请嘉宾的范围。具体的上下沟通不做赘述。这里关于邀请时间,也就是提前多久开始邀请,分享一个说法——“提前一个月是请,提前一周是叫,提前一天是提溜(方言:di一声,lou轻声,非常失礼、不尊重的一种方式)”。我想,这个说法,大概能说明一个时间的分寸,我也不需要过多解释了。

嘉宾邀请,注意书面形式。一般情况下,拟定一份邀请函,文档里注意LOGO、敬语、活动的简介、时间、地点、议程以及联系人、联系电话等要素要全面。文件名称要清晰准确。以邮件形式发送给嘉宾,发送成功后,发短信或打电话给被邀请嘉宾,确认是否收到。如遇年度大型或超大型活动,非常重要的大咖贵宾还需要进行纸质邀请函印制,提前登门拜访邀请。

提前三天,以短信或电话形式与被邀请嘉宾做再次确认。当然,我们不能凭白无故再次骚扰嘉宾询问是否能够参加本次活动。我们可以变通地找一些恰当且必须的借口。比如:由活动当天负责嘉宾接待的工作人员发一条短信或微信,写清楚电话,说明一下当天联络自己即可。或者,负责嘉宾接待的工作人员可以借此询问一下被邀请嘉宾当天会不会开车来,如果来的话我们会安排停车等等。

其他细节就可以依照领导指点、场地条件、活动要求等依次确定或安排。

再说里面的人。我觉得,可以把本次活动的工作人员说成是“里面的人”。而筹备阶段,明确、合理的分工是必不可少的。大家可以依表单做事,完成一项勾掉一项,定期沟通各项筹备进度,有问题随时解决,随时调整。

再者就是通过实地演练可以印证和完善预案。通过长期的工作实践,我们体会,以下几个关键点需要格外注意:

1. 人员的范围和排序。人员范围可遵循以下原则:一是注意主台(或签约台)的容量;二是尽量保证有任务的人员上台;三是注意平衡,突出代表性,兼顾参会各方需要。人员一般按级别排序,如果涉及层面多、背景复杂,可以先对照行政职级排序;没有相应职级的,可以查找以往惯例;无惯例可查的,可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排。另外,同级或是职级接近的情况下,应该考虑把上级单位、受邀来宾往前排。有时来宾个人级别不高,但他是代表所在部门参加活动,也要酌情往前排。确定顺序前要和有关各方充分沟通,尽量避免争议。

2. 话筒和音响的检查。首先要避免话筒、音响不响或乱响。除了注意检测线路,还要有专人负责音响,音响师也要全程在岗。其次要注意话筒的分配和调整。话筒数量不足时,一般先保证有讲话任务的领导。另外,一定要在活动前将主持词内议程、参加领导等有关内容进行再确认。再次要检查话筒的位置。发言席、主持席等要布置合理,注意发言台和上面摆放的物品不要遮挡发言人。

3. 有关材料的检查。对于主持词、发言稿或讲话稿等材料,由于修改的次数可能比较多,必须安排专人审核和发放。对于材料中涉及嘉宾和议程的部分,在活动开始前一定要进行审核和确认。比如某年世界邮展期间,主馆的开馆仪式原定议程中有一项是某领导向邮联主席赠送书法作品。但由于临时有事,该领导未能出席。当主持人仍按原稿宣布完此项议程,才发现领导不在现场,还好及时意识到变化,随即解释昨晚已经赠送过,现场不再赠送了。这个差错就是因为没有对主持词作审核,没有逐一落实、核对参会嘉宾和议程。

还要说一点:中型以上活动,财务预算很重要!当然,小型活动可以以季度或年度为单位制订相应的活动预算。活动策划是理论上的,活动执行才是实践,因此活动的筹备与布置非常重要,一个优秀的活动公司,不仅仅是活动策划有特色,对于活动的执行也是非常到位的。

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