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苏州论坛峰会策划的前期准备工作

发布时间:2018-06-14 来源:活动策划方案      分享:

论坛峰会其实也是一种新鲜媒体的出现,这类活动具有强大的聚众能力,超高的人气可以有效的为企业提供营销传播服务,由于苏州论坛峰会策划的开放性,几乎企业的所有营销诉求都可以通过传播得到有效的实现。而这类活动举办的规模不同于小众的宣传,活动规模越大,前期准备的工作就要更详细,时间上也更长。

在准备活动工作中,需要特别注意以下工作:人员分配,场地选择,核心人群,车辆接待,三方人员。

A.人员分配:明确每个人员的职责,每个人都有一张任务表,所做的工作都写在他所拿到的表中,就像玩游戏做任务一样,做一个标记一个,做完了你的任务就都完成了。总负责人有张总控表,控制所有工作人员的完成情况,保证每个人的工作进度

B.场地选择:在场地预订环节,包括住宿、晚宴、会议等场地。根据人数规模,选择相应的场地,如果人数规模过多,那就得去剧院、会展中心等大场所。场地预算是很重要的一项,决定场地的关键因素。场地预订,需要注意很多杂项,比如费用和场地使用的细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等待开房。

C.核心人群:主要是嘉宾邀请工作,提前给邀请的嘉宾分好类,VVIP,VIP,嘉宾,媒体等。

D.车辆接待:VVIP和VIP,专人专车,为了体现私密性和专属服务,尽可能以更好的服务来服务他们。接送普通嘉宾和媒体的车,要分开,一般用到这个车的话不是中巴就是大巴了。必须保证每车等待时间不超过30分钟。然后就需要你们计算路上时间,嘉宾及媒体抵达时间。

E.三方人员:

1.礼仪,提前培训,服装要准备,妆容要统一,妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等,根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台,这个要仔细彩排。

2.保安,当会议需要用到保安的时候,说明这个档次一般都不低了,保安的话统一服装,身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。

3.主持人,这个如果细说,就太多了,简单讲讲注意事项:档期,有些大咖要带团队的,需要当成VIP级别团队接待的。然后是服装,主持人必须彩排串全场,无论他是否经验丰富。主持人的手卡一定要做,这样站台上才显得好看,手卡上的字要事先让他确认能看见,同时,有题词屏的话,题词屏也是要放串词的,双重保险。主持人现场要有专门的一个同事跟着他,现场情况有变化,直接联系这个同事,让他短时间内告诉主持人。不然找来找去跑来跑去很浪费时间。

可以注意到,在这样的划分中,并没有具体技能的参与。实际上,我们的工作任务也是千变万化,随着时间的流逝,不同时期策划需要掌握的内容也是不同的。


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